Как правильно сшить документы нитками пошагово фото

Главная » » Другие вопросы »


Содержание:

Документооборот и делопроизводство на предприятии — это процесс достаточно сложный во всех отношениях. Процесс сшивания документации тоже не является одним из самых простых и понятных. Нередкими бывают ситуации, когда сшитые и отправленные в архив документы, возвращают ввиду их неправильного оформления.

И сотруднику приходится вновь и вновь производить перепрошивку документации. Именно поэтому следует еще до начала процесса сшивания ознакомиться со всеми его тонкостями, а также перечитать стандарты, оговаривающие данную процедуру.

Правильное сшивание документов

Нормы процедуры сшивания

Существует несколько документов регламентирующих процесс сшивания документации.

Это такие документы как:

  1. Методичка по делопроизводству, разъясняющая правила ведения сшивки. Данный документ издается с декабря 2009 года, когда и был заверен Росархивом.
  2. ГОСТ РФ 51141, который носит название «Архивное дело и делопроизводство предприятия».

Данные документы являются основными нормами ведения процедуры сшивки, но кроме них существует еще ряд второстепенных:

  • Типовая инструкция, подтвержденная министерством культуры России, и утвержденная соответствующим приказом от 2005 года под номером 536;
  • Инструкция по сшивке банковской документации, заверенная руководством Центробанка Российской федерации;
  • Методические пояснения о порядке заполнения некоторых форм документа, которые утверждены министерством налогов и сборов в рамках приказа от 18 апреля 2003 г.

Согласно представленным документам, прошивке подлежат все документы содержащие более 1 листа. К числу таких документов относят оригинал и его копию, причем на копии документа не ставится печать.

Оформление обложки сшиваемой документации

Взявшись за прошивку необходимо первым делом подобрать для документации соответствующую обложку, которая обычно делается из плотного картона. На первый взгляд документы, одетые в обложку, кажутся совершенно одинаковыми, но на самом деле существует три различных вида обложек:

  1. Стандартная. Наиболее популярный и часто встречаемый тип обложек. Размер ее составляет 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типа обложки используются в тех случаях, если листы документа обладают стандартным размером;
  2. Нестандартная. Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера;
  3. Для долгого хранения. Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности. Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа.

Обложку можно изготовить самостоятельно или же обратиться в типографию.

Как проставлять нумерацию листов документа?

Пред тем как приступать к расстановке номеров страниц документа, следует его подобающим образом собрать или сложить. Расстановка цифр на страницах производится с помощью чертежного простого карандаша.Правильное сшивание документов

Основным правилом расстановки номеров на страницах данного документа являются следующее: «Номера расставляются в соответствии со страницей документации, а не с листом».

Номер необходимо писать в самом верхнем правом сшить углу каждой странички, изображая его арабскими цифрами. Цифры должны быть такого размера, чтобы они не попадали на текст документа. Опись в нумерацию листов не входит.

Существуют следующие важные моменты процесса нумерации:

  • Если среди документов, которые сшиваются, присутствуют письма, то номер проставляется сначала на конверте письма, а затем каждый листочек самого письма, вложенного в этот конверт, нумеруется;
  • Если документ обладает большим объемом листов, то его следует разбить на тома, каждый из которых необходимо прошить отдельно. Разбивка производится если в документе более 250 листов. Каждый том получает свою собственную нумерацию;
  • В документации могут присутствовать отдельные документы, обладающие своей собственной нумерацией страниц. Такие документы нумеруются в общем порядке, несмотря на их собственную нумерацию страниц;
  • Большие по объему листы сворачиваются и подшиваются за свободный край таким образом, чтобы документ можно было развернуть и ознакомиться с его содержимым. Такие листы нумеруются только в развернутом виде;
  • Если в документации присутствуют документы, поверх которых приклеен дополнительный документ или фрагмент документа, неподлежащий к отсоединению, то такого рода листы нумеруются одним номером как единый лист, но к нему должна прилагаться опись входящих в лист фрагментом.

Такого рода опись делают с обратной стороны листа или на участке свободном от иных записей. А в тексте общей описи сшиваемой документации или в заверительном листе указывают, что на одном из документов (с указанием порядкового номера документа и полного наименования) прикреплен дополнительный лист (указывая и его наименование) с указанием того, что есть опись на соответствующей странице. Обычно в качестве подклеиваемых бумаг выступают фотоизображения, квитанции или вырезки.

В случае если дополнительные документы крепятся к документации скобами степлера или подклеивается в углу, то им присваивают собственные номера страниц, а в общей описи никаких пометок по этому поводу не делают;

  • Существуют довольно специфические документы, требующие подшивки, такие как фотографии, диаграммы и чертежи, которые занимают полностью весь лист. Нумерация такого документа производится с обратной стороны в верхнем, но уже левом уголке;
  • Карты местности или различные чертежи могут быть результатом склеивания нескольких стандартных листов А4, такие схемы нумеруются одним числом, но в описи или в примечании к документу указывается количество склеенных листов.

Если при проставлении номеров страниц была допущена ошибка и небыли пронумерованы несколько листов, нет необходимости перенумеровывать всю документацию, на таких пропущенных страницах можно поставить обозначения не цифрами, а буквами.

Так, к примеру, если была пропущена 21 страница, то ее можно пронумеровать как 20а, и тогда нет необходимости менять номера на остальных страницах. Устранение ошибки таким образом обязательно должно быть согласовано с сотрудником, работающим в архиве.

Если же присутствуют более серьезные ошибки нумерации, тогда необходимо перенумеровать весь документ. В ходе такой перенумерации предыдущую нумерацию аккуратно перечеркивают и записывают новый номер. Процесс перенумерации обязательно должен быть заверен, причем старая заверительная надпись не извлекается из документа, а перечеркивается.

Оформление описи на сшиваемую документацию

Каждый документ, подлежащий процессу сшивания, обязательно наделяется собственной описью. В данной описи должна содержаться следующая информация о документации:

  1. Название сшитой документации;
  2. Дата составления самой описи;
  3. Аннотация к документу;
  4. Таблица с указанием следующих данных: наименование документов, составляющих подшивку, дата их создания, порядковые номера, количество бумаг на которых они располагаются, примечания к данным документам, если таковые имеются;
  5. В конце описи указывается итоговое количество листов подшивки в виде цифр и прописью;
  6. Завершительная подпись человека ведущего делопроизводство и его ФИО.

Опись не учитываться при нумерации листов документации.

Как производится сшивка?

У тех, кто не хочет возиться с прошивкой, всегда есть возможность воспользоваться услугами ближайшей типографии.

Тем же предприятиям, которые желают производить сшивку самостоятельно следует подготовить все для этого необходимое:

  • Документация, подлежащая сшиванию;Правильное сшивание документов
  • Шпагат банковского типа или любая иная крепкая нить;
  • Игла;
  • Дырокол;
  • Бирка из тонкой папиросной бумаги с параметрами 4060 мм;
  • Клей обычный, канцелярский;
  • Печать предприятия, если производится сшивка оригинала.

Процесс сшивания можно разделить на следующие важные этапы:

  1. Подготовка. Для начала документацию необходимо соответствующим образом подготовить. Все листы складываются в ровную стопочку, поле чего делаются 2 или отверстия вертикальном направлении, причем отверстия должны быть строго симметричны относительно друг друга. Для особо важной документации применяется более надежное сшивание в 5 отверстий. Шаг между отверстиями выдерживается величиной не менее 30 мм. Если сшиваемая документация состоит из нескольких листов, то сделать отверстия можно иглой или обычным канцелярским дыроколом, для более объемной стопки применяют шило, в крайнем случае, молоток с гвоздями или даже дрель. После подготовки следует проверить, верно ли собраны бумаги и нумеруются их;
  2. Шитье. Для сшивки применяют шпагат, прочную нить или даже ленту. Бумаги прошивается два раза, хвосты сшивки выводятся наизнанку тома документации и связываются в узелок. Хвосты, идущие от узла, должны обладать достаточной длиной для того, чтобы оставалась возможность прямо сверху по всей длине наклеить лист с росписью ответственного и печатью.
  3. Заверение. Чтобы завершить процесс сшивки необходимо на хвосты узелка, выведенные на изнанку сшивки, приклеить бирку из папиросной бумаги, через которую видно узел. На данном листочке должно быть написано количество прошитых бумаг, роспись и инициалы делопроизводителя, а также должна быть поставлена печать. Хвосты шпагата должны торчать из-под данного листа и должны оставаться свободными. Для приклеивания папиросной бирки должен использоваться клей именно канцелярский. Роспись делопроизводителя и печать предприятия необходимо ставить после полного просыхания клея.

В зависимости от уровня важности сшитой документации может потребоваться заливка подписи и печати клеем.

Некоторые бумаги можно скреплять не полностью, а скреплять только левый уголок бумаги, примером такой документации могут быть кассовые чеки.

Документы, которые могут храниться не более 10 лет, нет нужды сшивать они могут храниться в скоросшивателе.

В некоторых предприятиях для облегчения процесса сшивки присутствуют брошюраторы, но подобная сшивка не годится для архивного хранения документации.

Видео-инструкция

Для того чтобы более полно представлять себе каким образом происходит процесс сшивания документов следует также просмотреть видео-инструкцию данного процесса.

Одним из важнейших факторов успешной деятельности компании является грамотное оформление документации и правильное ведение процессов документооборота. Именно поэтому руководителям следует подходить к подобному делу со всей ответственностью и обладать всеми необходимыми знаниями в данной области.


Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас


Источник: http://rushbiz.ru/drugoe/pravilnoe-sshivanie-dokumentov.html


Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Как правильно сшивать документы нитками: пошагово Самодельная лебедка для груза



Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Как сшивать документы нитками правильно - видео и
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Как правильно сшить документ нитками? Фото и
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Как правильно сшивать документы: образец
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Агитфарфор Советский фарфор Чехонин Данько Голлербах
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото ВЫШИВКА КРЕСТОМ КАРТИНКИ
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Выкройки на Осинке. Список бесплатных выкроек
Как правильно сшить документы нитками пошагово фото Вязание крючком -АНГЕЛЫ вязание в СССР
Гальваника в домашних условиях Доступно о гальванике Заявление На Выдачу Копии Трудовой Образец Как вызвать Кровавую Мэри - m Как нарисовать лошадь поэтапно Рисунок лошади карандашом Как сделать туфли на каблуке для куклы своими руками Каталог нот к 23 февраля ПЕСНИ МАЛЕНЬКИХ ЗВЕРЯТ Круглосуточная ветеринарная клиника в Санкт-Петербурге Модные прически на средние волосы в домашних условиях

Похожие новости